Qué es la factura electrónica

Una factura electrónica es la factura tradicional, pero en formato digital y con unas características especiales, que posee los mismos efectos legales que una factura de papel convencional con los siguientes datos fiscales:

• Número de la factura.
• Fecha de emisión.
• Datos del emisor y del remitente.
• Concepto de la factura.
• Base imponible o tipo impositivo.
• Retención del IRPF.
• IVA.
• Importe total de la factura y método de pago.

Tipos de facturación electrónica

Existen diferentes tipos de facturas electrónicas. Las más comunes son:

1. Factura electrónica B2B: se usa para transacciones comerciales entre empresas y autónomos.
2. Factura electrónica B2C: se utiliza en las transacciones comerciales entre una empresa y un consumidor final.
3. Factura con organismos públicos: se usa en transacciones con las Administraciones.

3. Facturación electrónica (Ley Crea y Crece)

 La Factura Electrónica es impulsada por el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa con la vigencia de  la Ley (18/2022 o «Crea y Crece»)  que establece la obligatoriedad de remitir y recibir facturas electrónicas en transacciones entre empresarios y profesionales (B2B) eliminando el papel y facilitando la gestión documental y relaciones comerciales.

 El uso de la factura electrónica ya se viene  aplicando desde el año 2015(Ley 25/2013) en  las operaciones con la Administración  Pública y con la Ley Crea y Crece se prepara para extenderse en todas las operaciones de todo los sectores  entre empresarios y autónomos, salvo excepciones que se indican  en el punto  3.2.

3.1. ¿Quiénes deben expedir factura electrónica?

La normativa afecta principalmente a todas las operaciones entre empresas y autónomos o, dicho de otra forma, todas las operaciones business to business (B2B), que deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales.

3.2. ¿Quién no está obligado a presentar una factura electrónica?

Ahora bien, existen casos en los cuales no se está obligado a expedir facturas electrónicas:

1. Las empresas y autónomos que tienen una relación comercial con el cliente final (B2C) particulares o consumidores finales, salvo cuando así lo soliciten o presten su consentimiento expreso.
2. La facturación electrónica no será obligatoria si el obligado tributario no tiene en territorio español la sede de su actividad económica o un establecimiento permanente donde dirigir la facturación. En otras palabras, que su lugar de trabajo o residencia habitual se encuentran en el extranjero.
3. Los contribuyentes acogidos al Régimen Especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca.
4. Qué es la factura electrónica

3.3. Funcionamiento general Factura Electrónica

• Las facturas se emitirán y enviarán por medios electrónicos, con formatos estándar (XML, UBL, Edifact, Facturae), nunca en PDF.
• Se implementa el uso de una firma electrónica segura como un certificado digital o cl@ve PIN.
• Se prevé un repositorio público gestionado por la AEAT, que recibirá las facturas (ya sea directamente o a través de plataformas privadas conectadas).
• El receptor de la factura deberá confirmar en 4 días naturales  si la acepta, rechaza y la fecha de pago total o parcial.
• Permitir al cliente leer, copiar, descargar e imprimir gratis la factura sin que tenga que usar otro programa diferente.
• La factura electrónica tiene que estar disponible para el cliente por un mínimo de cuatro años.
• El envío de facturas en formato PDF, una vez implementada de forma completa la Ley, no será considerado un formato válido.

3.4. ¿Cuáles son los plazos previstos?

Una vez aprobado el Reglamento (pendiente de publicación):

• Empresas con facturación > 8M€: Tendrán un año para adaptarse.
• Empresas  y autónomos < 8 M€: Tendrán dos años para adaptarse.

La adaptación al sistema de facturación electrónica se prevé que será en el 2026 para empresas con facturación superior a 8 millones de euros y en el de 2027 para el resto de las empresas. Todo dependerá de cuándo se produzca la publicación del reglamento de la Ley Crea y Crece en el BOE y de los plazos que finalmente se establezcan.

Otros plazos a tenerse en cuenta con la puesta en vigencia de la factura electrónica:

• A recepción de la factura el receptor informará si acepta o rechaza la factura y la fecha del pago total o parcial en un plazo máximo de 4 días naturales.
• Otra información a facilitar serán los plazos de comunicación de los estados de facturas y pagos al Sistema de Información de Pagos.

• Empresas con facturación > 8M€: Tendrán 1 año para informar los pagos.
• Empresas y autónomos < 8 M€: Tendrán 3 años para informar los pagos.

3.5. Ventajas de la factura electrónica

La facturación electrónica tiene muchas ventajas, entre ellas:

• Combate la morosidad. La facturación electrónica facilita a los autónomos y empresas el control de los pagos pendientes. Al tener un registro claro y accesible de las facturas emitidas y su estado es más fácil gestionar los cobros y minimizar la morosidad.
• Permite acceder a las facturas y a toda la información en tiempo real. La facturación electrónica permite un seguimiento inmediato de los plazos de pago entre empresas, lo que favorece una mejor gestión financiera y una toma de decisiones más informada.
• Reduce el uso de papel. Al optar por la facturación electrónica las empresas disminuyen su dependencia del papel, lo que contribuye a un entorno de trabajo más sostenible.
• Aportan mayor seguridad. Las facturas electrónicas se almacenan de forma digital, lo que garantiza una mayor seguridad en la conservación de documentos.
• Permiten ahorrar espacio. La digitalización de las facturas elimina la necesidad de espacio físico para su almacenamiento, lo que puede suponer un ahorro considerable en costes de oficina.
• Se reduce la huella de carbono. Al reducir el uso de papel y la necesidad de impresión, la facturación electrónica contribuye a la sostenibilidad ambiental, minimizando la huella de carbono de las empresas.
• Se fomenta la digitalización. La adopción de la factura electrónica fomenta la digitalización en las relaciones empresariales, facilitando la transición hacia un entorno de trabajo más moderno y eficiente.
• Se reducen costes. La facturación electrónica reduce los costes asociados a la impresión, envío y gestión de documentos, lo que puede resultar en un ahorro financiero significativo.

3.6. Retos que presenta la facturación electrónica

Se trata de normativas y sistemas completamente independientes: VeriFactu regula el registro de facturas en sistemas informáticos y la posibilidad de envío instantáneo a la AEAT. La Ley Crea y Crece y su reglamento impulsado por el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa la emisión obligatoria de facturas electrónicas entre empresas y autónomos.

Aunque se trate de leyes distintas se habla de un futuro integrado en el que, a medida que ambas normativas entren en vigor, las empresas adopten soluciones tecnológicas que sean capaces de gestionar simultáneamente.

Para alcanzar los beneficios de esta práctica, es necesario superar ciertos desafíos:

• Adopción general de la facturación electrónica por parte de las pymes y autónomos.
• Coste de informar la gestión de pagos y necesidad de consolidar y entregar esta información a AEAT.
• Implementación de la facturación electrónica en todos los sectores de las administraciones públicas.
• Aceptación por parte de la sociedad.
• Compatibilidad del sistema nacional de facturación electrónica con el de otros países.

3.7. Sanciones

El incumplimiento de la obligatoriedad de la Factura Electrónica (Factura-e) puede acarrear sanciones económicas de hasta 10.000 euros.

3.8. Recomendaciones

1. Trabajar con proveedores de software certificados: Es crucial trabajar con proveedores que garanticen la adaptación de los sistemas a ambas normativas antes de los plazos establecidos. La declaración responsable del proveedor será clave para asegurar el cumplimiento.
2. Planificar con antelación: Aunque los plazos pueden parecer distantes, las adaptaciones tecnológicas requieren tiempo para pruebas, formación del personal y ajustes operativos. 
3. Las empresas y autónomos optar por el sistema “VERIFACTU” no solo para cumplir con las normativas fiscales, sino para mejorar la transparencia y confianza en las transacciones con los clientes.