Qué es el sistema VeriFactu

El Sistema VeriFactu es un sistema desarrollado por la Agencia Tributaria (AEAT) con el objetivo de luchar contra el fraude fiscal. Se deriva de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y consiste en que las empresas remitan directamente a AEAT en el momento de emisión de facturas con el objetivo de asegurar que los sistemas informáticos de facturación (SIF) no permitan manipulación de datos.  Para ello, establece los requisitos legales que deben cumplir todos los programas de Facturación que utilizan las empresas y autónomos. 

VeriFactu es la calificación otorgada a los sistemas que emiten facturas verificables. Todos los softwares de facturación deberán establecer los requisitos técnicos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros y tener la capacidad de enviar facturas verificables a la Administración. Todas las facturas electrónicas serán remitidas a AEAT automáticamente para su revisión y validación en tiempo real las facturas emitidas.

Todas las facturas deben incluir un código QR con su registro inalterable y, además, si se opera en modo de envío instantáneo a la AEAT (Modo Verifactu), deben añadir la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”.

Todo este sistema puede sonar complejo, no obstante, en Caide Asesores disponemos de un software de Facturación Fácil (e-fiscal) que cumple las labores de facturación, contable y fiscal.

¿Quién tiene que utilizar VerifFactu?

Esta medida afecta a todas las empresas y autónomos que desarrollen actividades económicas independientemente del sector y tamaño de negocio y que estén sujetos a la obligación de expedir facturas. 

Los obligados a implementar VeriFactu corresponden a las siguientes categorías de contribuyentes:

• Productores y comercializadores de softwares.
• Contribuyentes del Impuesto de Sociedades.
• Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
• Contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante Establecimiento Permanente.
• Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades empresariales.

Excepciones: ¿quién no está obligado a usar VeriFactu?

Aunque la normativa tiene un alcance generalizado, existen sectores y situaciones específicas que están exentas de esta obligación. Las excepciones incluyen:

• Régimen Simplificado del IVA: No están obligados a usar sistemas adaptados a VeriFactu las pequeñas empresas y autónomos que realizan actividades específicas y su facturación en el año anterior no supera los 250.000 €.
• Están excluido el uso de Verifactu, aquellas empresas que estén incluidas en el SII (Suministro Inmediato de Información), debido a que las empresas acogidas al SII ya transmiten la información de la gestión de sus facturas.

• Las empresas y autónomos que tienen una relación comercial con el cliente final (B2C) no estarán obligados al sistema Verifactu. Por ejemplo, una tienda de zapatería no tendrá que hacer factura electrónica a su cliente final.
• Empresas en territorios con regímenes fiscales especiales: Las compañías que presentan sus impuestos en los territorios forales de Navarra y el País Vasco quedan exentas de adoptar VeriFactu, ya que estos territorios cuentan con sus propios sistemas y regulaciones fiscales  como el TicketBai.

• Entidades no obligadas a expedir facturas: No tienen la obligación de emitir facturas en sus operaciones habituales y por lo tanto no están sujetas a esta normativa VeriFactu: las organizaciones bancarias, corporaciones financieras, corporaciones para el ahorro y vivienda, y empresas dedicadas al financiamiento comercial.
• Las empresas que operan bajo el Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca están excluidas de la obligación de adaptarse a VeriFactu, según la normativa actual. Este régimen especial tiene reglas específicas de tributación y, por lo tanto, no está sujeto a las mismas disposiciones que las empresas que emiten facturas regulares dentro del régimen general del IVA.  

Por otro lado, para ajustarse a la normativa, las empresas podrán optar por el sistema “verifactu“, que envía automáticamente cada registro de facturación a Hacienda, o por un sistema “no verifactu“, que almacena las facturas en el sistema sin enviarlas de inmediato. En este último caso, será imprescindible que los usuarios tengan acceso a todos los registros y puedan descargarlos en el formato exigido por la Agencia Tributaria para remitirlos inmediatamente cuando sean requerido.

¿Cuándo entra en vigor VERIFACTU y qué plazos hay?

Inicialmente, la obligación de implantarlo se estableció para:

• Productores y comercializadores de software: Nueve meses desde la publicación de la Orden (julio de 2025).
• Empresarios y profesionales: 1 de julio de 2025.

Sin embargo, recientemente se ha anunciado una ampliación de estos plazos, siendo la obligación y puesta en vigencia:

1. Para las empresas y los fabricantes de software: A partir de 1 de enero de 2026.
2. Para autónomos: A partir de 1 de julio de  2026.

Por otro lado, la agencia Tributaria ofrecerá una herramienta gratuita de VeriFactu para autónomos y empresas que emitan menos de veinte facturas al año. Estará disponible desde el 1 de julio de 2025 para los usuarios deseen empezar a utilizarlo de forma anticipada.

En Caide Asesores también nos encargamos de facilitar todos los trámites con la Administración Pública gracias a que podemos expedir certificado digital.

¿Cuáles son las sanciones por no utilizar VeriFactu?

A continuación, vamos a enumerar las sanciones que se aplicarán al no utilizar este sistema:

• Para usuarios que emitan facturas con un software que no cumpla el sistema Verifactu a partir de la fecha de implantación estarán sujetos a sanciones:
  Hasta 50.000 € anuales.
• Para fabricantes o distribuidores de software de facturación que no cumpla Verifactu a partir de la fecha de implantación, estarán sujetos a sanciones:
  Hasta 150.000 € anuales.

¿Qué sucede si no me acojo al sistema VeriFactu?

Acogerse al sistema “NO verifactu” implicará estar expuesto a requerimientos de información de  la Agencia Tributaria. Otro aspecto a tenerse en cuenta es, una vez puesta en marcha el sistema Verifactu el siguiente paso será la obligación universal para pymes y autónomos acogerse al Sistema de Verifactu, que consiste en el envío inmediato de las facturas emitidas. 

Además, ya está a la vista la puesta en marcha de la Factura Electrónica obligatoria para todos los contribuyentes con obligación de facturar sus ventas y/o servicios.

Ahora bien, es común confundir esta normativa con la de la Factura Electrónica, y es importante tener en cuenta que son normativas diferentes. Cada normativa tiene leyes, plazos, requisitos y objetivos distintos.

Te recomendamos la lectura de nuestra siguiente entrada sobre la factura electrónica para aclarar todas las dudas al respecto. 

Desde Caide Asesores, disponemos de un sistema VeriFactu muy sencillo de utilizar, no dude en contactar con nuestro equipo si precisa dar el cambio y/o resolver dudas.