DEPOSITO CUENTAS ANUALES EN LOS REGISTROS MERCANTILES: IMPORTANCIA Y SANCIONES

En la página web del ICAC se ha publicado esta nota sobre “Depósito de Cuentas: su papel clave para la transparencia empresarial y el régimen sancionador“.

El depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es un mecanismo clave para la transparencia y seguridad en el ámbito comercial. Este procedimiento permite a las partes interesadas, como inversionistas, acreedores y entidades regulatorias, acceder a información financiera actualizada y fiable de una empresa.

Beneficios de la transparencia

Disponer de un depósito de cuentas transparente trae una serie de beneficios:

• Mayor confianza empresarial: Facilita la toma de decisiones informadas por parte de inversores y socios comerciales.
• Mejor acceso a financiación y créditos: La empresa mejora su imagen ante bancos y entidades aseguradoras.
• Cumplimiento normativo: Evita sanciones y problemas legales derivados de la falta de presentación de cuentas.

Base legal

A continuación, desde Caide Asesores explicaremos la base legal del depósito de cuentas anuales en los registros mercantiles:

• Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC): El artículo 279.1 establece que, dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores deben presentar la certificación de su aprobación y aplicación del resultado ante el Registro Mercantil.
• Obligaciones adicionales: Si la sociedad está obligada a auditoría, también debe presentar el informe de auditoría junto con el informe de gestión y, si corresponde, el estado de información no financiera.

RÉGIMEN SANCIONADOR: CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO

En el caso de que no se realice el cumplimiento de los registros mercantiles, existen una serie de consecuencias:

Potestad sancionadora del ICAC

El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) es el organismo competente para sancionar el incumplimiento de la obligación de depósito de cuentas.

• Base legal: Art. 371 del Reglamento del Registro Mercantil.
• Procedimiento: Los registros mercantiles remiten anualmente al ICAC la relación de sociedades incumplidoras. Se seleccionan sociedades en función de los recursos disponibles para iniciar expedientes sancionadores.
• Prescripción: Las infracciones prescriben a los tres años.

Cuantificación de las sanciones

Las sociedades requeridas en un procedimiento sancionador deben aportar datos financieros clave, como el total de activo y cifra de ventas del último ejercicio declarado en el Impuesto de Sociedades.

Cálculo de la sanción:

• Si se aportan datos, la sanción es del 0,5 por mil sobre el total de activo, de un 0,5 por mil sobre la cifra de ventas con una sanción mínima de 1.200 €.
  • Si no se aportan datos, se aplica un 2% sobre el Capital Social inscrito en el Registro Mercantil con una sanción mínima de 1.200€.

Reducción de la sanción:

Existe una posibilidad de acceder a una reducción de la sanción, los casos son los siguientes:

• Una reducción del 10% si la cantidad resultante del cálculo basado en los datos del último ejercicio declarado es mayor que la sanción según el criterio subsidiario.
• También se disponen de bonificaciones, en el caso de que la sociedad reconozca voluntariamente la responsabilidad, se podrán reducir un 20% del importe.
• También se podrá obtener un 20% adicional si se paga la multa antes de la resolución del expediente.

ACLARACIONES FRECUENTES SOBRE EL DEPÓSITO DE CUENTAS

Existen una serie de aclaraciones sobre los depósitos de cuentas a tener en cuenta:

1. No basta con presentar las cuentas, deben ser calificadas por el Registrador. Si existen errores, deben corregirse dentro del plazo de cinco meses para evitar el incumplimiento.

2. Si la Junta General no aprueba las cuentas, se debe acreditar la situación. Se puede evitar el cierre registral mediante certificación del órgano de administración o acta notarial (art. 378.5 Reglamento del Registro Mercantil).

3. Las sanciones recaen sobre la sociedad, no sobre los administradores ni asesores.

4. El cese de actividad o inactividad de la sociedad no exime del depósito de cuentas. El art. 279 de la LSC es aplicable a todas las sociedades inscritas.

5. La situación concursal o en liquidación tampoco exime de la obligación. La sociedad mantiene su personalidad jurídica hasta su extinción.

6. La falta de perjuicio a terceros no es un argumento válido para evitar sanciones. La obligación de depósito se basa en la necesidad de transparencia mercantil.

PROCEDIMIENTO Y CONSULTAS

El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) se encarga de resolver consultas y atender denuncias relacionadas con posibles incumplimientos en materia contable y de auditoría.

Si tienes dudas sobre procedimientos sancionadores, deseas presentar una denuncia por incumplimiento, necesitas información sobre los criterios para fijar sanciones o quieres conocer los plazos de prescripción de infracciones, el ICAC te ofrece asesoramiento y orientación.

Desde Caide Asesores también trabajamos para que los depósitos de cuentas anuales sean legal, veraz y exacto. Si precisa de un equipo de asesoramiento y correcta ejecución en su depósito de cuentas anuales, no dude en contactarnos.