Deposito cuentas anuales en los registros mercantiles: importancia y sanciones

​En la página web del ICAC se ha publicado esta nota sobre “Depósito de Cuentas anuales en los registros mercantiles: su papel clave para la transparencia empresarial y el régimen sancionador”.

El depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es un mecanismo clave para la transparencia y seguridad en el ámbito comercial. Este procedimiento permite a las partes interesadas, como inversionistas, acreedores y entidades regulatorias, acceder a información financiera actualizada y fiable de una empresa.

Beneficios de la transparencia

Ahora bien, si bien es cierto que realizar este aporte puede resultar una tarea que se debe de aplicar con cuidado y puntual, también trae consigo una serie de beneficios en su transparencia:

• Mayor confianza empresarial: Facilita la toma de decisiones informadas por parte de inversores y socios comerciales.
• Mejor acceso a financiación y créditos: La empresa mejora su imagen ante bancos y entidades aseguradoras.
• Cumplimiento normativo: Evita sanciones y problemas legales derivados de la falta de presentación de cuentas.

Base legal

Realizar de forma correcta los registros no es una simple tarea; también trae consigo una base legal que debemos aplicar y son las siguientes:

• Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC): El artículo 279.1 establece que dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores deben presentar la certificación de su aprobación y aplicación del resultado ante el Registro Mercantil.
• Obligaciones adicionales: Si la sociedad está obligada a auditoría, también debe presentar el informe de auditoría junto con el informe de gestión y, si corresponde, el estado de información no financiera.

Régimen sancionador: consecuencias del incumplimiento

No realizar su cumplimentación a tiempo o de forma errada, trae consigo una serie de sanciones:

Potestad sancionadora del ICAC

El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) es el organismo competente para sancionar el incumplimiento de la obligación de depósito de cuentas.

• Base legal: Art. 371 del Reglamento del Registro Mercantil.
• Procedimiento: Los registros mercantiles remiten anualmente al ICAC la relación de sociedades incumplidoras. Se seleccionan sociedades en función de los recursos disponibles para iniciar expedientes sancionadores.
• Prescripción: Las infracciones prescriben a los tres años.

Cuantificación de las sanciones

Las sociedades requeridas en un procedimiento sancionador deben aportar datos financieros clave, como el total de activo y cifra de ventas del último ejercicio declarado en el Impuesto de Sociedades.

Cálculo de la sanción:

• Si se aportan datos:
  • 0,5 por mil sobre el total de activo.
  • 0,5 por mil sobre la cifra de ventas.
  • Mínimo: 1.200 €.

Si no se aportan datos:

• Se aplica un 2% sobre el Capital Social inscrito en el Registro Mercantil.
• Mínimo: 1.200 €.

Reducción de la sanción:

• Reducción del 10% si la cantidad resultante del cálculo basado en los datos del último ejercicio declarado es mayor que la sanción según el criterio subsidiario.

Bonificaciones:

• 20% si la sociedad reconoce voluntariamente la responsabilidad.
  • 20% adicional si se paga la multa antes de la resolución del expediente.

Aclaraciones frecuentes sobre el depósito de cuentas

Existe una serie de aclaraciones que debemos tener en cuenta a la hora de realizar adecuadamente el depósito de cuentas dado que, para cumplir su presentación, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. No basta con presentar las cuentas, deben ser calificadas por el Registrador. Si existen errores, deben corregirse dentro del plazo de cinco meses para evitar el incumplimiento.
2. Si la Junta General no aprueba las cuentas, se debe acreditar la situación. Se puede evitar el cierre registral mediante certificación del órgano de administración o acta notarial (art. 378.5 Reglamento del Registro Mercantil).

Las sanciones recaen sobre la sociedad, no sobre los administradores ni asesores.

• El cese de actividad o inactividad de la sociedad no exime del depósito de cuentas. El art. 279 de la LSC es aplicable a todas las sociedades inscritas.
• La situación concursal o en liquidación tampoco exime de la obligación. La sociedad mantiene su personalidad jurídica hasta su extinción.
• La falta de perjuicio a terceros no es un argumento válido para evitar sanciones. La obligación de depósito se basa en la necesidad de transparencia mercantil.

Procedimiento y consultas

Denuncias y consultas sobre incumplimiento

• El ICAC resuelve consultas sobre:
  • Procedimientos sancionadores.
  • Denuncias de incumplimiento.
  • Criterios de fijación de sanciones.
  • Prescripción de infracciones.

Desde Caide Asesores esperamos que la información aportada haya sido de gran utilidad. En caso de que precise de ayuda para realizar el depósito cuentas anuales en los registros mercantiles disponemos de un equipo especializado dedicado para usted. No dude en consultarnos. ​